RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
OMGGS

Mając na względzie obowiązujące przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) w szczególności art. 13 i 14 RODO, a także w trosce o właściwe dysponowanie Danymi Osobowymi uprzejmie informujemy co następuje.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej jako: „Dane Osobowe”) jest stowarzyszenie Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot z siedzibą w Gdańsku (80-830), przy ul. Długi Targ 39/40, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego – Rejestru Stowarzyszeń pod numerem KRS: 0000398498, NIP: 5833151748, REGON: 221654880 (dalej jako „OMGGS” lub „Administrator”).
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem Danych Osobowych przez OMGGS prosimy o kontakt:

e-mailowo z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych: iod@metropoliagdansk.pl,
listownie pod adresem: ul. Nowy Targ 39/40, 80-830 Gdańsk,
o telefonicznie pod numerem telefonu: 58 526-81-42.

3. Na potrzeby realizacji uzasadnionych celów wskazanych w poniższych tabelach, w zależności od sytuacji Dane Osobowe mogą być udostępniane m.in. następującym podmiotom:

organom administracji publicznej oraz sądom w zakresie, w jakim przepisy prawa nakazują przekazać Dane Osobowe, np. Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, etc.;
służbom w zakresie, w jakim przepisy prawa nakazują przekazać Dane Osobowe, np. policji, etc.;
dostawcy usług poczty elektronicznej oraz przestrzeni chmurowej, tj. GoCloud Polska sp. z o.o., ul. Krzyżówki 13b/27 03-193 Warszawa;
obsługującej nas firmie informatycznej, tj.: Mariusz Maj, ul. Obrońców Wybrzeża 15/306 80-398 Gdańsk;
kancelarii prawnej, tj.: Kawczyński i Kieszkowski Adwokaci i Radcowie Prawni Spółka Partnerska, ul. Władysława Pniewskiego 7/2a 80-246 Gdańsk, Kancelaria Radców Prawnych Brudkiewicz, Suchecka S.K.A, ul. Tylne Chwaliszewo 25 61-103 Poznań;
firmie konsultingowej z zakresu ochrony danych osobowych, tj.: KKLAW Auxiliary services Sp. z o.o., ul. Jaśkowa Dolina 9/2 80-252 Gdańsk;
dostawcy usługi i platformy do wysyłki newslettera, tj.: GetResponse S.A., ul. Grunwaldzka 413, 80-309 Gdańsk;
pozostałym współpracującym z nami podmiotom oraz instytucjom.

4. W związku z przetwarzaniem przez OMGGS Danych Osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do:

dostępu do Danych osobowych, w tym prawo do uzyskania z nich kopii,
żądania sprostowania Danych osobowych - w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych osobowych,
żądania usunięcia Danych osobowych,
żądania przeniesienia oraz ograniczenia przetwarzania Danych osobowych,
cofnięcia zgody na przetwarzanie Danych osobowych w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, chyba że występuje inna podstawa prawna ich przetwarzania.

5. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Danych Osobowych przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Administrator nie przekazuje Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, ani też do żadnych organizacji międzynarodowych.
7. Administrator nie przetwarza Danych Osobowych w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym tzw. profilowania.
8. Jeżeli Dane Osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani / Pana, to zostały pozyskane za pośrednictwem naszych partnerów lub z ogólnodostępnych źródeł (np. z Internetu).
9. Dane Osobowe w zależności od konkretnej sytuacji mogą być przetwarzane przez nas w różnych uzasadnionych celach i przez różny okres czasu. W poniższych tabelach przedstawiamy informacje m.in. o celach, podstawach prawnych i okresach przetwarzania Danych Osobowych poszczególnych kategorii osób:

Kandydaci do pracy, na praktyki oraz staże,
Pracownicy,
Partnerzy,
Praktykanci oraz stażyści,
Uczestnicy projektów oraz konkursów,
Wnioskodawcy – dostęp do informacji publicznej,
Subskrybenci Newslettera.

Informacje dotyczące przetwarzania Danych Osobowych użytkowników Systemu Rowerów Metropolitalnych MEVO znajdują się na następującej stronie internetowej: https://rowermevo.pl/polityka-prywatnosci

KANDYDACI DO PRACY, NA PRAKTYKI ORAZ STAŻE
Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przetwarzania
1.	Realizacja bieżącego procesu rekrutacyjnego	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody i/lub art. 22¹ Kodeksu pracy	Przez okres trwania rekrutacji
2.	Czynności związane z nawiązaniem stosunku pracy lub praktyk/stażu, w szczególności badania wstępne	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia/wykonania umowy	Przez czas trwania czynności bezpośrednio zmierzających do zawarcia umowy
3.	Przechowywanie danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych	art. 6 ust. 1 lit. a RODO - przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody	Przez okres czasu wskazany w treści zgody, ale nie dłużej niż 12 miesięcy lub do czasu cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu
Brak podania Danych Osobowych może uniemożliwić lub utrudnić wzięcie udziału w procesach rekrutacyjnych.

II.

KANDYDACI DO PRACY, NA PRAKTYKI ORAZ STAŻE
Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przetwarzania
1.	Wykonanie obowiązków i uprawnień wynikających ze stosunku pracy	art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO art. 221 Kodeksu pracy – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy i do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora	Przez okres trwania stosunku pracy
2.	Przechowywanie akt osobowych oraz dokumentów płacowych w celu ich archiwizacji po zakończeniu stosunku pracy	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS oraz w zw. z art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora	Przez okres wynikający z przepisów prawa: w zależności od konkretnego przypadku 10 lub 50 lat.
3.	Wykonywanie obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów: archiwizacja dokumentów podatkowych zawierających Dane osobowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora	Przez okres wynikający z przepisów prawa, np. w stosunku do archiwizacji dokumentów podatkowych okres przechowywania Danych osobowych wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związany z umową
4.	Wykonywanie obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów: archiwizacja protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 234 § 31 Kodeksu pracy – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora	Przez okres 10 lat od dnia sporządzenia protokołu
5.	Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora jak np. ustalenie, dochodzenie i obrony wzajemnych roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora	Do czasu upływu terminu przedawnienia wzajemnych roszczeń
6.	Realizacja innych celów, co do których zostały wyrażone zgody	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody	Do czasu zrealizowania celu lub cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu
Brak podania Danych Osobowych może uniemożliwić lub utrudnić realizację praw i obowiązków związanych ze stosunkiem pracy.

III.

PARTNERZY (nasi współpracownicy, kontrahenci, członkowie stowarzyszenia, dostawcy towarów i usług oraz ich pracownicy i współpracownicy)
Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przetwarzania
1.	Wykonanie umowy/usługi	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy/usługi	Do czasu wykonania umowy/usługi
2.	Podjęcie działań przed zawarciem umów np. w celu złożenia oferty handlowej	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy/usługi	Do czasu realizacji działań związanych z zawarciem umowy
3.	Newsletter: Wysyłania drogą mailową informacji o charakterze informacyjnym dot. działalności OMGGS, etc.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody	Do czasu zrealizowania celu lub cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu
4.	Wykonywanie obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów, (np. archiwizacja dokumentów podatkowych zawierających Dane osobowe)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego administratora	Przez okres wynikający z przepisów prawa, np. w stosunku do archiwizacji dokumentów podatkowych okres przechowywania Danych osobowych wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związany ze świadczoną usługą
5.	Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. ustalenie, dochodzenie i obrony wzajemnych roszczeń)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora	Do czasu upływu terminu przedawnienia ustalenie, dochodzenie i obrony wzajemnych roszczeń
6.	Realizacja innych celów, co do których zostały wyrażone zgody	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody	Do czasu zrealizowania celu lub cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu
Brak podania Danych Osobowych może uniemożliwić lub utrudnić nawiązanie i/lub realizację współpracy pomiędzy OMGGS a danym Partnerem.

IV.

PRAKTYKANCI ORAZ STAŻYŚCI
Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przetwarzania
1.	Odbycie stażu lub praktyki	art. 6 ust. 1 lit. b i/lub lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora	Przez okres trwania stażu lub praktyki
2.	Realizacja prawnie uzasadnionych interesów naszej firmy jak np. archiwizacja Danych Osobowych w celu ustalenia, dochodzenia i obrony ewentualnych wzajemnych roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora	Do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń
3.	Realizacja innych celów, co do których zostały wyrażone zgody	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody	Do czasu zrealizowania celu lub cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu
Brak podania Danych Osobowych może uniemożliwić lub utrudnić realizację praktyk lub stażu.

UCZESTNICY PROJEKTÓW ORAZ KONKURSÓW (wnioskodawcy, beneficjenci oraz inni uczestnicy realizowanych przez nas konkursów oraz projektów, w tym projektów finansowanych ze środków unijnych)
Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przetwarzania
1.	Realizacja i rozliczanie unijnych projektów	art. 87 ust. 1 w zw. z art. 88 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit g) RODO	Przez okres wynikający z przepisów prawa
2.	Wykonywanie obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów, jak np. archiwizacja dokumentów podatkowych zawierających Dane Osobowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora	Przez okres wynikający z przepisów prawa
3.	Realizacja innych celów, co do których zostały wyrażone zgody	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody	Do czasu zrealizowania celu lub cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu
4.	Realizacja prawnie uzasadnionych interesów naszej firmy jak np. archiwizacja Danych osobowych w celu ustalenia, dochodzenia i obrony ewentualnych wzajemnych roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora	Do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń
Brak podania Danych Osobowych może uniemożliwić lub utrudnić wzięcie udziału w projektach oraz konkursach realizowanych przez OMGGS.

VI.

WNIOSKODAWCY – DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ (wnioskodawcy oraz inne osoby zaangażowane w rozpoznanie i realizację wniosków o dostęp do informacji publicznej)
Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przetwarzania
1.	Wykonywanie obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, np. rozpoznanie oraz realizacja wniosków o dostęp do informacji publicznej	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora w zw. z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej	Przez okres wynikający z przepisów prawa
2.	Realizacja prawnie uzasadnionych interesów naszej firmy jak np. archiwizacja Danych osobowych w celu ustalenia, dochodzenia i obrony ewentualnych wzajemnych roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora	Do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń
Brak podania Danych Osobowych może uniemożliwić lub utrudnić rozpoznanie oraz realizację przez OMGGS wniosków o dostęp do informacji publicznej.

VII.

SUBSKRYBENCI NEWSLETTERA
Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania	Okres przetwarzania
1.	"Wysyłka newslettera subskrybentom: wysyłka drogą e-mail wiadomości o charakterze informacyjnym nt. OMGGS i jego bieżącej działalności, w tym zaproszeń dot. wydarzeń i imprez organizowanych przez OMGGS"	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody	Do czasu zrealizowania celu lub cofnięcia zgody/wniesienia sprzeciwu
Brak podania Danych Osobowych może uniemożliwić lub utrudnić wysyłanie drogą e-mail wiadomości o charakterze informacyjnym.