Jak utworzyć Centrum Usług Wspólnych, czym jest ta instytucja i jaką może mieć formę prawną, jakie przepisy określają jej działanie, jakie są korzyści z funkcjonowania CUW, jaką rolę w jej strukturze odgrywają zespoły zadaniowe – o tym i nie tylko rozmawiali uczestnicy kolejnego, w ramach Metropolitalnego Centrum Kompetencji, spotkania zorganizowanego przez Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot.
 

_{Na zdjęciu: uczestnicy szkolenia "Centrum Usłu Wspólnych - jak się do tego zabrać?}

Przedstawiciele kilkunastu samorządów zrzeszonych w OMGGS, w których nie działają jeszcze Centra Usług Wspólnych, spotkali się w czwartek, 19 września, by dowiedzieć się, w jaki sposób powołać taką jednostkę, jakie ma ona kompetencje i jakie korzyści przynosi jej działanie dla samorządu. Warto podkreślić, że zorganizowane przez Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot wydarzenie było kolejnym w ramach Metropolitalnego Centrum Kompetencji.

Przypomnijmy: MCK to bezpłatne szkolenia, konferencje i warsztaty dla samorządowców. Specjaliści z różnych dziedzin (zamówienia publiczne, komunikacja, usługi wspólne, planowanie przestrzenne) szkolą urzędników i pomagają im zdobywać nowe umiejętności zawodowe. Celem Metropolitalnego Centrum Kompetencji jest profesjonalizacja kadr na terenie metropolii, rozwijanie umiejętności i poszerzanie wiedzy uczestników, aby mogli osiągać jeszcze lepsze wyniki w pracy. To współpraca, wymiana dobrych praktyk i dzielenie się wiedzą.

CUW – wyzwaniem dla gmin

Spotkanie poprowadził dyrektor Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych, Grzegorz Szczuka. Podzielił  się swoimi doświadczeniami z prowadzenia, a przede wszystkim zakładania gdańskiej instytucji. Co może być największym wyzwaniem dla gminy, która takiego CUW nie ma, a chciałaby stworzyć taką strukturę w ramach swojej organizacji? 

- Podjąć decyzję i zacząć - to będzie najtrudniejsze; przekonać się, że warto, ale zanim się taką decyzję podejmie, dokonać analiz - powiedział Grzegorz Szczuka. - Dziś mówiłem o tym, że   nie chodzi o uleganie jakimś modom, tylko należy przeanalizować sytuację własnej gminy,  rzeczy, które potencjalnie mogłyby być do takiego centrum włączone i jakie korzyści zarządcze może to przynieść. Mówiłem też, od czego nie zaczynać, czyli od myślenia o tym, że efektem funkcjonowania CUW w jednostce samorządu mają być oszczędności wyłącznie finansowe. To też jest błędne podejście i trzeba zacząć od trochę innego, a te ekonomiczne zyski na pewno się też pojawią - podkreślił.

Co z jego perspektywy - dyrektora CUW - jest najbardziej istotne w idei centralizacji? 

- Zasoby ludzkie to w tej chwili główne wyzwanie - przyznał dyrektor gdańskiego CUW. - Na pewno łatwiej to wyzwanie realizować, mając Centrum Usług Wspólnych, bo tych specjalistów potrzebuje się mniej. Mogę ich szkolić w jednej przestrzeni, w jednym miejscu,  budować dobre warunki pracy dla nich. Więc zasób ludzki jest bardzo ważny. Natomiast drugą rzeczą - przede wszystkim z punktu widzenia włodarzy takich samorządów - szybszy dostęp do różnych informacji i analiz. Umożliwia to szybsze zarządzanie środkami finansowymi, a jak wiemy, to jest ogromne wyzwanie dla wszystkich.
 

_{Na zdjęciu: prowadzący szkolenie, Grzegorz Szczuka, dyrektor Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych}

Gdański CUW w finale prestiżowego konkursu

Warto wspomnieć, że Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, jako organizacja z przyjaznym dla wszystkich, bez względu na płeć, środowiskiem pracy, znalazło się w finale konkursu “Równowaga. Prokobieca firma roku”, organizowanego przez Kulczyk Foundation, Konfederację Lewiatan i Stowarzyszenie Kongres Kobiet, przy współpracy Fundacji Share the Care oraz Instytutu Badań Strukturalnych. W pięciu obszarach: płace, zdrowie, work-life balance, polityka równości oraz rozwój i edukacja gdański CUW zdobył tyle punktów, by znaleźć się w gronie 14 finalistów (do konkursu zgłosiło się 105 firm i instytucji).

Informacja o wejściu do finału bardzo cieszy zarządzającego tą jednostką Grzegorza Szczukę.

- Każda zewnętrzna weryfikacja naszej pracy, pracy mojego zespołu, jest dowodem na to, że to, co robimy, ma sens i że dobrze to robimy. Bardzo się cieszę, że znaleźliśmy się w finale tego konkursu. Zostać wyłonionym spośród ponad stu różnych firm czy instytucji, stanąć obok dużych organizacji typu Urząd Miasta Stołecznego Warszawy czy Uniwersytetu Gdańskiego, to oczywiście jest duma, nawet jeśli nie wygramy - powiedział Grzegorz Szczuka.

Czy CUW to przyszłość samorządów?

Z takim pytaniem zwróciliśmy się do Dariusza Rowińskiego, wicestarosty powiatu malborskiego, który wziął udział w spotkaniu.

- Jedną z tez zespołu, który został powołany u nas, w Starostwie Powiatowym w Malborku, było to, by określić, na ile Centrum Usług Wspólnych jest jednostką, która by spełniała nasze oczekiwania. Jesteśmy na etapie  szukania rozwiązań i odpowiedzenia sobie na pytanie, czy jesteśmy w stanie zaimplementować u siebie takie rozwiązanie - powiedział Dariusz Rowiński.

Powiat malborski jest na etapie tworzenia raportu, który stanowiłby rekomendację dla Zarządu Powiatu dotyczącą tego, czy Centrum Usług Wspólnych mogłoby powstać w tym samorządzie. 

- Mamy wewnętrzne badania dotyczące tego, jak CUW działają w innych jednostkach samorządu terytorialnego, ilu ludzi potrzebują i jakie są koszty utrzymania. Nie ukrywam, że jednym z głównych elementów jest szukanie takiego rozwiązania, które by dawało lepszą jakość pod względem finansowo-księgowym, a jednocześnie byłoby formą oszczędniejszą - podsumował Dariusz Rowiński.

Wśród wielu samorządowców, którzy pojawili się na spotkaniu dotyczącym utworzenia Centrum Usług Wspólnych, był także Roman Kużel, burmistrz Władysławowa.

- Rozważamy utworzenie w naszym samorządzie centrum usług wspólnych - powiedział Roman Krużel. - Posiadamy 6 jednostek organizacyjnych i zastanawiamy się nad utworzeniem jednej jednostki dla obsługi zarówno kadr, jak i spraw finansowych - podkreślił.

Metropolitalne Centrum Kompetencji - sprawdź harmonogram i dołącz do spotkań

W ramach Metropolitalnego Centrum Kompetencji odbyły się ostatnio następujące spotkania i szkolenia dla członków OMGSS:

• 9 września  - Centrum Usług Wspólnych. Spotkanie dla zaawansowanych,
• 11 września - Prawo opcji w zamówieniach publicznych,
• 12 września  - Przyjazna komunikacja bez hejtu. Jak walczyć z mową nienawiści.
• 13 września - posiedzenie inauguracyjne Zespołu Smart City,
• 19 września - Centrum Usług Wspólnych. Jak się do tego zabrać - spotkanie dla początkujących.

Najbliższe wydarzenia w ramach MCK to:

• 26 września (czwartek) - konferencja ekspercka: Ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym rok po nowelizacji. Pierwsze doświadczenia,
• 7 października (poniedziałek) - Szacowanie wartości zamówienia.

Chcesz otrzymywać informacje dot. szkoleń i spotkań w ramach Metropolitalnego Centrum Kompetencji? Zgłoszenia: LINK

Koordynator MCK: Weronika Michałowska, tel. 517 056 156, e-mail: weronika.michalowska@metropoliagdansk.pl