W dniu wczorajszym członkowie Obszaru Metropolitalnego Gdańsk-Gdynia-Sopot mieli okazję uczestniczyć w specjalnie dla nich zorganizowanym spotkaniu z autorami podlaskiego systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Spotkanie to było wynikiem ustaleń poczynionych podczas ostatniego posiedzenia Komisji ds. Administracji i Finansów i odbyło się pod jej patronatem. Pan Mariusz Madejczyk, Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. Informatyzacji, podkreślił, że aplikacja opracowana przez Podlaski Urząd Wojewódzki (PUW) jest darmowa, a użytkownicy ponoszą jedynie koszty związane z wdrożeniem systemu (serwery, skanery itp.). System był opracowany w 2009 r. dla wojewodów, jednak z czasem nastąpiła zmiana podejścia i obecnie jest on testowany przez samorząd terytorialny i uczelnie wyższe. Co ważne, ze względu na różnice w systemach prawnych, autorzy systemu nie mieli możliwości czerpania wiedzy z rozwiązań wdrożonych w innych krajach.

Wartością systemu, uznanego w chwili obecnej za modelowy, jest:

• niekomercyjny charakter – system jest własnością Skarbu Państwa;
• dbałość o to, aby system był jednolity dla wszystkich użytkowników, tj. zawierał jednakową bazę tak, aby w przyszłości urzędy mogły pracować w tych samych warunkach;
• perspektywa rozwoju – system jest cały czas dostosowywany do nowych użytkowników (Obecnie to nie tylko administracja rządowa, ale również jednostki samorządu terytorialnego i uczelnie wyższe testują system. W związku z podjęciem testów przez miasta Gdańsk i Łódź oraz urzędy marszałkowskie: dolnośląski i opolski, powstaną rozwiązania odpowiadające specyfice JST, zarówno dużych, jak i małych.);
• sieć współpracy urzędów, zarówno tych, które wdrożyły aplikację (ponad 200), jak i tych, które wdrażają system;
• kompleksowość – inne systemy dotyczą wyłącznie konkretnych grup użytkowników (np. kadr), podlaski EZD dotyczy pracy całego urzędu;
• metodyczne podejście do wdrażania – PUW opracował metodykę wdrażania tak, aby wspólnie rozwiązywać problemy z nowymi użytkownikami;
• realny wpływ na zmianę prawa – efektem skali doświadczeń we wdrażaniu EZD jest m.in. zmiana K.P.A, która nastąpiła w 2014 r.;
• wkład w rozwój kompetencji – edukowane są całe zespoły ludzi, odpowiedzialnych za wdrażanie systemu (Od 2012 roku, kiedy to nastąpiło rozproszenie systemu, opracowywana jest koncepcja „regionalnych centrów kompetencyjnych”, które będą pomagały w utrzymaniu jednolitego charakteru aplikacji. Ponadto, system wymusza na pracownikach urzędów, aby znali przepisy, które są podstawą ich pracy.);
• możliwość redukowania kosztów utrzymania systemów poprzez regionalne centra kompetencyjne, które mogłyby obsługiwać poszczególne urzędy;
• elastyczność – system trzeba dostosować do wypracowanych w danym urzędzie procedur.

W toku dyskusji p. Madejczyk opowiedział również o planach rozwoju systemu. Przyszłością jest usługa „chmurowa”, która zminimalizuje koszty, jakie musi ponieść każdy użytkownik – w tym wypadku koszty sprzętu. Rozwiewając obawy uczestników podkreślono również, że wszelkie nowelizacje systemu są także darmowe. Aby zachować jednolitość systemu, Podlaski Urząd Wojewódzki zabezpiecza kody źródłowe.

Kolejnym etapem zgłębiania wiedzy nt. modelowego EZD będzie testowanie aplikacji przez Urząd Miejski w Gdańsku, który po kilku miesiącach użytkowania podzieli się swymi doświadczeniami z samorządami OMG-G-S.

Do pobrania:

Mariusz Madejczyk, Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. Informatyzacji - System elektronicznego zarządzania dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku... czyli EZD PUW w admnistracji publicznej RP