Podczas kolejnego spotkania Komisji ds. Administracji i Finansów Gdańskiego Obszaru Metropolitalnego Gdańsk-Gdynia-Sopot członkowie stowarzyszenia dyskutowali nt. ustawy o petycjach oraz systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją. Podsumowano również tegoroczne wspólne zamówienia publiczne, szczególnie w zakresie kompleksowej dostawy energii elektrycznej.

Przewodniczący Komisji Pan Wojciech Zemła przedstawiając zapisy Ustawy o petycjach odniósł się do powiązań z Ustawą o dostępie do informacji publicznej oraz Ustawą o ochronie danych osobowych, a także wskazał na rozbieżność definicji i orzecznictwa w tym zakresie. Szczególną uwagę należy zwrócić na konieczność publikowania petycji i rocznych sprawozdań, co wymusza na urzędach wyznaczenie odpowiedniego na ten cel miejsca na stronie internetowej. Dostosowania mogą również wymagać zapisy statutu oraz procedur w zależności od tego, do jakiego organu kierowana jest petycja: do urzędu czy rady.

W dalszej części spotkania, Pani Teresa Rogozińska z Urzędu Miejskiego w Gdańsku przedstawiła doświadczenia miasta w zakresie elektronicznego obiegu dokumentacji. Gdańsk od wielu lat korzysta z systemu, który wspiera korespondencję, ale nie jest kompleksowym rozwiązaniem w zakresie elektronicznego zarządzania całością dokumentacji (EZD). System, choć się sprawdził, nie jest przyjazny dla użytkownika i, co najważniejsze, nie ma możliwości dalszego rozwijania potrzebnych funkcji. Mając na uwadze ograniczenia obecnie używanego systemu oraz tendencję urzędów centralnych do wprowadzania EZD, Gdańsk wraz z Łodzią podpisały porozumienie z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim (PUW) na pilotażowe wdrożenie podlaskiej aplikacji, która spełnia wszystkie wypracowane przez miasto założenia w tym zakresie i uchodzi za modelowe rozwiązanie w skali kraju. Dyrektor Biura Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Gdańsku Pan Marek Komorowski podkreślił, że aplikacja stanowi własność Skarbu Państwa i jest darmowa. Gdańsk i Łódź to pierwsze instytucje samorządowe testujące system.

EZD PUW umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw w sposób elektroniczny, wyłączając wersję papierową. Jako podstawowy sposób zarządzania dokumentacją, EZD pozwoli ograniczyć koszty drukowania i powielania dokumentów. Ma on także zainicjować wdrożenie nowoczesnych zasad i procesów obsługi dokumentacji.

Pilotaż w Gdańsku i Łodzi ma na celu wypracowanie rekomendacji dla dalszego funkcjonowania podlaskiej aplikacji w innych JST w kraju. Testy w Gdańsku będą trwały ok. roku. W tym czasie autorzy programu maksymalnie dostosują system do specyfiki samorządu oraz przeszkolą pracowników. Kosztem, jaki musi ponieść dany urząd wprowadzający EZD jest m.in. zakup serwerów, skanerów, drukarek.

Podlaski UW rozwija aplikację dostosowując jej funkcje do zmieniających się przepisów, co sprawia, że każdy urząd ma zawsze aktualną wersję. Poza wsparciem w zakresie dostosowywania systemu, PUW deklaruje również wsparcie merytoryczne, a w przyszłości być może stworzenie centrów kompetencyjnych w regionach, które wesprą PUW w tym zakresie.

Kolejnym etapem zgłębiania tematu EZD będzie spotkanie chętnych samorządów OMG-G-S z autorami podlaskiej aplikacji, którzy przedstawią możliwości systemu oraz warunki ewentualnej współpracy.